» » Где и сколько хранить документы?

Где и сколько хранить документы?

  • Опубликовано: 2012-11-23 00:05


В результате деятельности любого предприятия у него образуется достаточно большое количество документов. С каждым годом их количество возрастает, и постепенно любая фирма сталкивается с проблемой нехватки места.

Где и сколько хранить документы?

В результате деятельности любого предприятия у него образуется достаточно большое количество документов. С каждым годом их количество возрастает, и постепенно любая фирма сталкивается с проблемой нехватки места.
Но перед тем, как заниматься его освобождением, нужно классифицировать документы по срокам. Существует два основных вида – постоянное и временное хранение бумаг. К первому типу относятся приказы по основной деятельности, структура организации, журнал регистрации приказов по основной деятельности, описи дел, годовые отчеты, сметы и планы. Ко вторым – приказы на отпуска и командировки, договоры с юридическими лицами, бухгалтерские документы, акты о приеме выполненных работ и многие другие.

Кроме того, каждая компания в индивидуальном порядке определяет, к какому типу отнести ту или иную бумагу. Для этого проводится специальная экспертиза ценности. Ее задачи следующие: отобрать документы, имеющие научное, хозяйственное или культурное значение, а также те, которые не представляют ценности, но имеют практическое значение на протяжении нескольких лет. Кроме того, отдельным заданием экспертизы является поиск документов, не имеющих никакой научной ценности и утратившей практическое значение. Их необходимо уничтожить, чтобы освободить место для более ценных вещей. Последний пункт – это установление или изменение срока временного хранения. Обычно он составляет 10 лет, но в некоторых конкретных случаях термины хранения могут варьироваться.
После того, как была произведена экспертиза, нужно позаботиться о месте хранения. С документами постоянного хранения, как правило, все ясно. Они либо складируются в организации, либо передаются на хранение в государственный архив, так как представляют собой определенную ценность.

Что касается временных документов, то они представляют ценность лишь для предприятия, и то в довольно короткие сроки. Однако и для них следует подыскать индивидуальный склад, ведь сроки хранения таких бумаг четко регламентированы. Наиболее оптимальным решением этой проблемы является аренда ячейки на специализированном складе. Плюсы этого решения налицо. Во-первых, вы освобождаете место на предприятии. Во-вторых, можно быть спокойным относительно своего имущества, ведь оно находится под надежной охраной. В-третьих, вы имеете круглосуточный доступ к ячейке, поэтому сможете забрать нужный документ в случае необходимости.
Конечно, существуют и другие способы складирования временных документов, но большинство фирм отдает предпочтение именно аренде складской ячейки, ведь это не только доступно, но еще и надежно, удобно и безопасно.



Поделиться:



Коментарии к статье:
  • Гости
  • Пишет: Tortyga
  • 25 ноябрь, 01:11
Когда мы сталкиваемся с проблемой хранения большого количества накопившихся документов, которые не содержат информации являющейся "коммерческой тайной", одним из лучших решением будет - гараж. Потому что именно гараж является самым распространённым местом хранения документов для многих предприятий.


Коментарии к статье:
  • Гости
Tortyga,
Гараж? Очень интересно, я бы даже сказал конспиративно. Конечно если это довольно ценные документы и бумаги, то любой банк предоставляет услуги сейфового хранения. Лично сам все держу дома в специальной папке. Проблем нет)
Добавление комментария




Красота
Как выбрать шубу своей мечты и не разочароваться
Как выбрать шубу своей мечты и не разочароваться

Трудно найти женщину, которая бы в мечтах не носила бы теплую роскошную шубку. Ведь шубка сможет не только согреть, но и превратить Вас в элегантную и изысканную леди.

Разнообразие свадебных аксессуаров
Разнообразие свадебных аксессуаров

Самый счастливый день для молодоженов должен быть не просто красивым, но впечатляющим. При помощи изящных мелочей свадебному торжеству можно придать волшебный и запоминающийся вид.

Несколько советов, как выбрать салон красоты
Несколько советов, как выбрать салон красоты

Посещать хотя бы иногда салоны красоты хочется каждой женщине. Не всегда это можно себе позволить, но при желании можно найти возможность сделать себе приятное.

О чем расскажет цвет нижнего белья женщины
О чем расскажет цвет нижнего белья женщины

Если вы пересмотрите свой арсенал нижнего белья, то наверняка заметите преобладающие в нем один или два оттенка. И это неспроста, ведь предпочитаемый цвет – это ключ, который открывает двери внутреннего мира и может рассказать об особенностях характера женщины и ее пристрастиях.


Психология
Как стать для своего мужа единственной и неповторимой?
Как стать для своего мужа единственной и неповторимой?

Найти «своего» мужчину и выйти замуж – это только половина дела. Женщина должна стараться стать для него по-настоящему единственной и неповторимой спутницей жизни, к которой всегда хочется возвращаться и радоваться вместе.

Это горькое слово  - «измена»
Это горькое слово - «измена»

Очень часто у женщин, сталкивающихся с изменами близких мужчин, невольно возникает мысль о том, что адюльтер намертво «прошит» в том программном обеспечении, которое управляет поведением всех представителей непрекрасного пола. Наверняка есть какой-то ген, который просто обрекает мужчин на неверность. Потому что кого из женщин не спроси, с мужскими изменами сталкивалась в своей жизни практически каждая из них.

Скука в браке. Можно ли вернуть чувства?
Скука в браке. Можно ли вернуть чувства?

У Вас есть мужчина. Неважно, муж он Вам или Вы не оформили свои отношения официально. Идет время, и Вы замечаете, что на смену первоначальной остроте и силе взаимных чувств все чаще приходит скука. Присутствие когда-то любимого мужчины перестает радовать, куда-то подевались общие интересы, совместная жизнь сводится в лучшем случае к воспитанию ребенка и хлопотам по домашнему хозяйству.

За женскую дружбу!
За женскую дружбу!

Существует ли женская дружба? Вопрос совершенно риторический, потому что сколько бы не злословили на эту тему представители непрекрасного пола, женская дружба, безусловно, существует. И, присмотревшись к окружающему миру, многие ее проявления вовсе не трудно заметить. Конечно, ее проявления отличаются от дружбы между мужчинами, но разве это о чем-то говорит? Ведь и женщины на мужчин не похожи. Важно только правильно понимать, что именно происходит между двумя женщинами и не подменять понятием дружбы совсем другие отношения.


Карьера
Стоит ли учиться на мастера маникюра и педикюра?
Стоит ли учиться на мастера маникюра и педикюра?

Владелец маникюрного салона, ездящий на крутой иномарке – это обычное явление. Но это может стать возможным только в том случае, если он сумеет обзавестись богатыми клиентками.

Несколько советов деловым женщинам по обустройству офиса
Несколько советов деловым женщинам по обустройству офиса

Каждая серьезная и успешная коммерческая компания всегда имеет офис, т.е. помещение, в котором размещается весь управленческий аппарат. Естественно, что чем более солидным, красивым, привлекательным, уютным, удобным и комфортным является офис, то тем выше шансы компании вести успешный бизнес. И наоборот – наличие такого офиса свидетельствует об удачно складывающихся делах.

Женщина-руководитель: стоит ли подчиняться стереотипам?
Женщина-руководитель: стоит ли подчиняться стереотипам?

Может ли женщина быть эффективным руководителем, и стоит ли вообще представительницам прекрасного пола стремиться к тому, чтобы занять какую-либо руководящую должность? Споры об этом идут постоянно, и с течением времени их меньше не становится.

Хочешь посмотреть мир и заработать? Устраивайся на работу на круизный лайнер
Хочешь посмотреть мир и заработать? Устраивайся на работу на круизный лайнер

Современная туристическая индустрия предлагает огромный выбор туров и круизов по морям, океанам, рекам. Любой желающий может выбрать то, что ему наиболее интересно, и то, что он может себе позволить.


Здоровье
Как защитить глаза от солнца
Как защитить глаза от солнца

Солнечная энергия вредна не только для кожи, но и для глаз. Солнечный луч включает в себя несколько спектров – инфракрасное излучение, видимое и ультрафиолетовое. Самым опасным является именно ультрафиолетовое.

Восстановление волос: лучше дома или в салоне?
Восстановление волос: лучше дома или в салоне?

Многим женщинам бывает трудно определить, есть ли необходимость проводить процедуры по лечению или восстановлению волос.

Чистая вода – простой путь к вечной молодости
Чистая вода – простой путь к вечной молодости

Старение – процесс, запускающийся в результате потери организмом влаги. Именно вода отвечает за то, чтобы кожа женщины была упругой и эластичной, способствует устранению морщин.