Блог для женщин » Дом » Где и сколько хранить документы?

Где и сколько хранить документы?

  • Опубликовано: 2012-11-23 00:05

В результате деятельности любого предприятия у него образуется достаточно большое количество документов. С каждым годом их количество возрастает, и постепенно любая фирма сталкивается с проблемой нехватки места.
Но перед тем, как заниматься его освобождением, нужно классифицировать документы по срокам. Существует два основных вида – постоянное и временное хранение бумаг. К первому типу относятся приказы по основной деятельности, структура организации, журнал регистрации приказов по основной деятельности, описи дел, годовые отчеты, сметы и планы. Ко вторым – приказы на отпуска и командировки, договоры с юридическими лицами, бухгалтерские документы, акты о приеме выполненных работ и многие другие.

Кроме того, каждая компания в индивидуальном порядке определяет, к какому типу отнести ту или иную бумагу. Для этого проводится специальная экспертиза ценности. Ее задачи следующие: отобрать документы, имеющие научное, хозяйственное или культурное значение, а также те, которые не представляют ценности, но имеют практическое значение на протяжении нескольких лет. Кроме того, отдельным заданием экспертизы является поиск документов, не имеющих никакой научной ценности и утратившей практическое значение. Их необходимо уничтожить, чтобы освободить место для более ценных вещей. Последний пункт – это установление или изменение срока временного хранения. Обычно он составляет 10 лет, но в некоторых конкретных случаях термины хранения могут варьироваться.
После того, как была произведена экспертиза, нужно позаботиться о месте хранения. С документами постоянного хранения, как правило, все ясно. Они либо складируются в организации, либо передаются на хранение в государственный архив, так как представляют собой определенную ценность.

Что касается временных документов, то они представляют ценность лишь для предприятия, и то в довольно короткие сроки. Однако и для них следует подыскать индивидуальный склад, ведь сроки хранения таких бумаг четко регламентированы. Наиболее оптимальным решением этой проблемы является аренда ячейки на специализированном складе. Плюсы этого решения налицо. Во-первых, вы освобождаете место на предприятии. Во-вторых, можно быть спокойным относительно своего имущества, ведь оно находится под надежной охраной. В-третьих, вы имеете круглосуточный доступ к ячейке, поэтому сможете забрать нужный документ в случае необходимости.
Конечно, существуют и другие способы складирования временных документов, но большинство фирм отдает предпочтение именно аренде складской ячейки, ведь это не только доступно, но еще и надежно, удобно и безопасно.



Поделиться:



  1. Коментарии к статье:
    • Гости
    • Пишет: Tortyga
    • 25 ноябрь, 01:11
    Когда мы сталкиваемся с проблемой хранения большого количества накопившихся документов, которые не содержат информации являющейся "коммерческой тайной", одним из лучших решением будет - гараж. Потому что именно гараж является самым распространённым местом хранения документов для многих предприятий.


  2. Коментарии к статье:
    • Гости
    Tortyga,
    Гараж? Очень интересно, я бы даже сказал конспиративно. Конечно если это довольно ценные документы и бумаги, то любой банк предоставляет услуги сейфового хранения. Лично сам все держу дома в специальной папке. Проблем нет)
Добавление комментария




Красота
Почему у людей нет разноцветных волос от природы?
Почему у людей нет разноцветных волос от природы?

Цвет волос человека варьируется от светло-русого до черного из-за двух видов меланина, а экстравагантные оттенки, такие как синий и розовый, невозможны. Узнайте, почему у людей не встречаются естественные разноцветные волосы, в отличие от некоторых птиц и бабочек.

Как правильно мыть голову - рассказывает Джейсон Кольер
Как правильно мыть голову - рассказывает Джейсон Кольер

Четыре простых правила мытья головы - звездный парикмахер из Лондона объясняет, что надо делать и почему.

Как быстро подтянуть лицо. Рекомендации косметолога
Как быстро подтянуть лицо. Рекомендации косметолога

Хотите скинуть 5-10 лет и подтянуть овал лица, не прибегая к салонным процедурам? Поможет домашний лифтинг!

Как выбрать шубу своей мечты и не разочароваться
Как выбрать шубу своей мечты и не разочароваться

Трудно найти женщину, которая бы в мечтах не носила бы теплую роскошную шубку. Ведь шубка сможет не только согреть, но и превратить Вас в элегантную и изысканную леди.


Психология
Сколько должен длиться идеальный секс
Сколько должен длиться идеальный секс

Учёные провели исследование и назвали оптимальную продолжительность полового акта.

Самый тёмный час всегда перед рассветом: что такое кармические отношения и когда в вашу жизнь придёт ваш идеальный партнёр?
Самый тёмный час всегда перед рассветом: что такое кармические отношения и когда в вашу жизнь придёт ваш идеальный партнёр?

Многие слышали такое выражение, как «кармические отношения». Но многие неправильно трактуют этот термин, считая, что это обязательно судьбоносные отношения, которые приведут к счастливому браку. Настало время разобраться, что же такое карма в отношениях.

Как отучить мужчину пялиться на других женщин?
Как отучить мужчину пялиться на других женщин?

Мужчины в вопросе оценки противоположного пола контролируют себя куда хуже, чем женщины. Некоторые особенно неадекватные в своих взглядах «самцы» пожирают глазами других женщин, даже когда рядом с ними их же жена. Как же справиться с этим?

Основные причины романа на стороне: почему замужние женщины изменяют партнеру
Основные причины романа на стороне: почему замужние женщины изменяют партнеру

От измены не застрахован никто. Многим кажется, что роман партнёра на стороне - это что-то далёкое и не имеющее к ним отношения. Однако реальность такова, что измены в долгих отношениях встречаются всё чаще. И на то есть несколько причин.


Карьера
Стоит ли учиться на мастера маникюра и педикюра?
Стоит ли учиться на мастера маникюра и педикюра?

Владелец маникюрного салона, ездящий на крутой иномарке – это обычное явление. Но это может стать возможным только в том случае, если он сумеет обзавестись богатыми клиентками.

Несколько советов деловым женщинам по обустройству офиса
Несколько советов деловым женщинам по обустройству офиса

Каждая серьезная и успешная коммерческая компания всегда имеет офис, т.е. помещение, в котором размещается весь управленческий аппарат. Естественно, что чем более солидным, красивым, привлекательным, уютным, удобным и комфортным является офис, то тем выше шансы компании вести успешный бизнес. И наоборот – наличие такого офиса свидетельствует об удачно складывающихся делах.

Женщина-руководитель: стоит ли подчиняться стереотипам?
Женщина-руководитель: стоит ли подчиняться стереотипам?

Может ли женщина быть эффективным руководителем, и стоит ли вообще представительницам прекрасного пола стремиться к тому, чтобы занять какую-либо руководящую должность? Споры об этом идут постоянно, и с течением времени их меньше не становится.

Хочешь посмотреть мир и заработать? Устраивайся на работу на круизный лайнер
Хочешь посмотреть мир и заработать? Устраивайся на работу на круизный лайнер

Современная туристическая индустрия предлагает огромный выбор туров и круизов по морям, океанам, рекам. Любой желающий может выбрать то, что ему наиболее интересно, и то, что он может себе позволить.


Здоровье
Как часто нужно менять постельное белье?
Как часто нужно менять постельное белье?

Мнения о том, как часто следует менять постельное белье, сильно разнятся. Частота стирки зависит от ваших привычек, материалов белья и присутствия домашних животных. Мы обсудим, как найти идеальный график замены, чтобы поддерживать чистоту и гигиену в вашей постели.

Самые полезные сухофрукты для организма
Самые полезные сухофрукты для организма

Курага, чернослив и прочие обладают всеми теми же витаминами и пользой, что и свежие фрукты, только в более концентрированной форме.

Что нельзя кушать утром, топ 6 плохих завтраков
Что нельзя кушать утром, топ 6 плохих завтраков

С детских лет мы знаем, что завтрак – это ключевой момент в рационе каждого дня. Впрочем, никто не объяснил, какие именно продукты следует выбирать для завтрака, а какие лучше оставить в стороне.

Сырая тыква: витаминная бомба и полезный перекус
Сырая тыква: витаминная бомба и полезный перекус

Узнайте почему сырая тыква - настоящая витаминная бомба и какие выгоды она может приносить вашему организму. В нашем статье мы расскажем о пользе сырой тыквы для глаз, иммунной системы и костей.