Где и сколько хранить документы?

В результате деятельности любого предприятия у него образуется достаточно большое количество документов. С каждым годом их количество возрастает, и постепенно любая фирма сталкивается с проблемой нехватки места.
Но перед тем, как заниматься его освобождением, нужно классифицировать документы по срокам. Существует два основных вида – постоянное и временное хранение бумаг. К первому типу относятся приказы по основной деятельности, структура организации, журнал регистрации приказов по основной деятельности, описи дел, годовые отчеты, сметы и планы. Ко вторым – приказы на отпуска и командировки, договоры с юридическими лицами, бухгалтерские документы, акты о приеме выполненных работ и многие другие.

Кроме того, каждая компания в индивидуальном порядке определяет, к какому типу отнести ту или иную бумагу. Для этого проводится специальная экспертиза ценности. Ее задачи следующие: отобрать документы, имеющие научное, хозяйственное или культурное значение, а также те, которые не представляют ценности, но имеют практическое значение на протяжении нескольких лет. Кроме того, отдельным заданием экспертизы является поиск документов, не имеющих никакой научной ценности и утратившей практическое значение. Их необходимо уничтожить, чтобы освободить место для более ценных вещей. Последний пункт – это установление или изменение срока временного хранения. Обычно он составляет 10 лет, но в некоторых конкретных случаях термины хранения могут варьироваться.
После того, как была произведена экспертиза, нужно позаботиться о месте хранения. С документами постоянного хранения, как правило, все ясно. Они либо складируются в организации, либо передаются на хранение в государственный архив, так как представляют собой определенную ценность.

Что касается временных документов, то они представляют ценность лишь для предприятия, и то в довольно короткие сроки. Однако и для них следует подыскать индивидуальный склад, ведь сроки хранения таких бумаг четко регламентированы. Наиболее оптимальным решением этой проблемы является аренда ячейки на специализированном складе. Плюсы этого решения налицо. Во-первых, вы освобождаете место на предприятии. Во-вторых, можно быть спокойным относительно своего имущества, ведь оно находится под надежной охраной. В-третьих, вы имеете круглосуточный доступ к ячейке, поэтому сможете забрать нужный документ в случае необходимости.
Конечно, существуют и другие способы складирования временных документов, но большинство фирм отдает предпочтение именно аренде складской ячейки, ведь это не только доступно, но еще и надежно, удобно и безопасно.